Si tienes a cargo un proyecto de desarrollo de web y estás investigando acerca de las mejores prácticas, metodologías o frameworks para ayudar a tu equipo te voy a contar algunas de nuestras lecciones aprendidas y decisiones que hemos tomado que te pueden ayudar a crear una mejor estrategia para tu organización.
Pero antes, es importante entender en qué esfera del conocimiento nos encontramos y cuáles han sido las tendencias de la gestión de proyectos; para poner un poco de bases en nuestra discusión.
Una vista al pasado
Primero, la gestión de proyectos no es para nada nueva, y se constituye como disciplina para garantizar un objetivo con recursos limitados; bajo esta característica los proyectos antiguos implicaron una gran estrategía para conseguir sus objetivos. Pensemos en civilizaciones antiguas que desarrollaron grandes proyectos con alto impacto, por ejemplo el imperio Romano con la construcción de abastecimiento de agua y servicio de alcantarillado de sus ciudades, o el sistema de purificación del agua de los Mayas en América, que implicaba un vasto conocimiento del tema y un plan estratégico para llevar a cabo el proyecto.
Sin embargo, con las revoluciones industriales que permitieron transformaciones económicas, sociales, políticas y tecnológicas, los retos científicos requirieron mejores herramientas para consolidar el alcance de los proyectos. Aparecen ingenieros como Karol Adamiecki con el armonograma, diagrama que le permitió organizar los cronogramas de la producción, y diagramas de Henry Gantt que permite visibilizar y hacer seguimiento al cronograma de un proyecto, hitos, recursos e incluso precedencias entre actividades. Se aúna entonces nuevas herramientas como el CPM, Pert y conceptos como la ruta crítica que integra a la ecuación la visibilidad del tiempo, actividades con sus precedencias y mejora en la predicción y seguimientos del cronograma y costes.
Las guerras, el avance científico y con ellas la producción de grandes maquinarias exige que desde los 50´s la gestión de proyectos se vuelva más compleja y se especialice mucho más para dar soporte a estos proyectos. Aquí podemos ver el esplendor de la metodología en cascada o Waterfall que garantizó el logro de proyectos de sectores como armamento, la carrera espacial, entre otros.
Sin embargo, en los 80’s aparecen nuevos proyectos de software que cuestionan las metodologías tradicionales y permiten la entrada de nuevos enfoques, citaré textualmente el manifiesto ágil y sus valores que permiten ver el cambio de paradigma que provocó esta nueva forma de ver los proyectos.
Y nosotros que hemos hecho para adaptarnos al cambio
Nosotros también estamos en este ambiente de cambio constante en el que cuestionamos los paradigmas tradicionales de la gestión de proyectos. Les quiero contar que cuando iniciamos operaciones, seguíamos un método tradicional y con herramientas manuales para llevar a cabo la gestión de los proyectos; pero con el tiempo se empezaron a presentar:
- Proyectos cada vez más complejos.
- Clientes cada vez más críticos.
- Proyectos que exigen mejor calidad de las entregas.
- Alcances más demandantes técnicamente.
- Tiempos de entrega más cortos.
- Crecimiento del volumen de ventas y con ello amplitud de la planta de personal.
- Sobrecarga en algunos puntos de la operación.
- Proyectos infinitos que no se cerraban con facilidad.
A partir de esto vimos la necesidad de reinventar la gestión de los proyectos, claramente no votamos en saco roto las lecciones aprendidas de años de trabajo bajo un esquema tradicional, pero si necesitábamos un cambio gradual que permitiera dar solución a los puntos que con anterioridad les comente y empezamos a introducir herramientas de las metodologías ágiles. A continuación te daré los 5 consejos que rescato de este proceso.
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5 Consejos para gestionar el cambio mejor los proyectos de desarrollo Web
A partir de nuestra experiencia te quiero dejar algunos consejos para gestionar el cambio de los proyectos de desarrollo Web.
1. Conocer la operación y tomar decisión sobre las mejores metodologías para la organización.
En nuestro caso la expansión del mercado y el crecimiento de la empresa hizo que las unidades de negocio crecieran y se especializaran. Aquí debes tener en cuenta que no todas tienen el mismo objetivo, ni trabajan con el mismo esquema de trabajo. Así que te recomiendo hacer un primer acercamiento y análisis a las necesidades de la unidad, a partir de ello plantear un plan cambio y determinar de todas las metodologías o marcos de trabajo, cuál es el que mejor se adapta a la necesidad y luego hacer el cambio.
2. Hacer cambios y seguirlos constantemente
Una vez decidas cuál es la metodología que van a adoptar, prepárate para defender el cambio y con él algunas veces la oposición a este. Aunque debo aceptar que depende de la cultura organizacional de la empresa, este proceso puede ser más o menos difícil; en la nuestra, como hemos crecido con la cultura del cambio constante, no es para nada difícil fomentar los cambios internos.
Requiere líderes empoderados que contribuyan y creen el cambio, en nuestro caso partimos de la creación de la PMO (Project Management Office) como punto de pivot para gestionar el cambio y estabilizar los procesos y con directores de las unidades que son quienes encabezan este proceso en los equipos y dan ritmo a este.
Si se hace un cambio y no hay seguimiento o acompañamiento, se vuelven palabras que se las lleva el viento. Si vas a gestionar el cambio debes tener en cuenta que necesitas tiempo para planear el cambio, documentar, comunicar, seguir las primeras escaladas del cambio y corregir. Nunca olvidaré el ciclo PHVA, porque literal se convierte en una guía básica para el cambio.
3. Siempre estar abierto al cambio y promover la mejora continua de los procesos, ¡Cambiar de rumbo cuando la operación está activa!
Si estás en una organización que considera el cambio, así sea gradual, te habrás hecho esta pregunta ¿cómo vamos a hacer para gestionar el cambio, cuando tengo la operación activa actualmente? No es una pregunta fácil de responder, pero sí es una situación en la que muchas organizaciones deben pensar y hacer estrategias para garantizar el cambio y reducir la oposición a este. Lo que te recomiendo es:
- Planear bien el cambio que se va a hacer
- Ligar el cambio con un objetivo estratégico de la organización
- Compartir y hacer cambios escuchando al equipo
- Documentar nuevos lineamientos
- Estandarizar los procesos – “lo que sea estandarizable”
- Comunicar el cambio
- Seguir el cambio
- Evaluar la implementación y si hay que hacer algún ajuste hacer de nuevo el proceso de PHVA
4. Analizar las necesidades y crear una estrategia innovadora
En nuestro caso empezamos cuestionandonos cuáles eran las principales necesidades de las unidades y en qué debíamos trabajar, aquí cito algunas:
- Crear una relación más cercana con el cliente.
- Gestionar mejor los stakeholders del proyecto.
- Gestión de cambio: esto implicaba que los cambios fueran más flexibles y que no tuviéramos que poner tantos obstáculos.
- Mejorar la experiencia del cliente y garantizar que la realidad entregada supere la expectativa del cliente.
- Garantizar alta calidad en los entregables.
- Buscar entrega de valor por medio de entregas iterativas y más cortas.
- No perder el seguimiento y control de los principales indicadores del proyecto (costo, tiempo, calidad).
- Diversificar la oferta de productos y entender cuál era la mejor forma de gestionar la operación por unidad.
En este caso las metodologías ágiles presentan un escenario llamativo para la organización, pues podrían brindar una respuesta más real y cercana a nuestros retos, así que empezamos a investigar sobre esta metodología y retomar algunos de sus pilares, valores, eventos entre otros; lo que nos llevó a empezar una transformación profunda.
Al lanzar los cambios una de las cosas que me di cuenta es que una vez inicias este proceso es natural asumir y naturalizar fundamentos del framework como:
- Que es un proceso empírico y muy personalizado para cada organización
- Es el momento para retomar procesos limpios para no sobrecargar la operación
- Reafirmar enfoques iterativos incrementales para aumentar la satisfacción del cliente y su involucramiento real en el proyecto
- Siempre estar pendiente del cambio y ser flexible a este y controlar el riesgo
- Adoptarlos pilares del marco Scrum (transparencias, inspección y adaptabilidad)
- Adoptar los valores del marco Scrum (compromiso, franquesa, coraje, respeto, y foco)
¿Qué hicimos para abordar el paso de metodología?
Para esto empezamos trabajando en:
- Limpieza y creación de procesos y de un contenedor documental.
- Reforzamiento de valores del framework en el equipo de trabajo y cambio de perspectiva, sobre todo en la relación que teníamos con el cliente.
- Adopción de los pilares por medio:
- Procesos de formación para los equipos en ejes transversales del framework de trabajo
- Mejora en procesos de responsabilización de los equipos
- Mejora en los reportes, seguimiento y control de indicadores
- Preparación para adaptarse al cambio con líderes que movilicen estos procesos.
El hecho de cambiar estructuralmente y retomar variables de un framework requiere el soporte de la junta, pero aparte de la operación, no es un cambio que se da inmediatamente y muchas veces se deben hacer pausas y retomas para estabilizar los procesos. Así que no te apures si estás haciendo cambios prepárate para sostener este proceso y sacarlo adelante a mediano y largo plazo.
5. No tener miedo de los esquemas híbridos
Cuando empezamos a trabajar con el framework de Scrum nos convencimos que era una buena fórmula, pero en cada organización la introducción y adaptación es muy diferente. No tengas miedo del cambio o de tener metodologías híbridas, quien conoce mejor la organización y sus necesidades eres tú.
En nuestro blog encontrarás artículos interesantes sobre, Marketing Digital, Ecommerce, Shopify y mucho más. Lee también sobre los 5 Consejos para hacer páginas web creativas y atrayentes.
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